REDAÇÃO OFICIAL

É todo ato normativo e toda comunicação do Poder Público. Deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Outros procedimentos rotineiros também fazem parte da redação de comunicações oficiais, como as formas de tratamento e de cortesia, certos clichês de redação, a estrutura dos expedientes etc.
1. PECULIARIDADES DA REDAÇÃO OFICIAL
1.1. Impessoalidade
A redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade. O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre:
a) da ausência de impressões individuais de quem comunica;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação; e
c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado.
1.2. Linguagem
O texto oficial requer o uso do padrão culto da língua. Padrão culto é aquele em que:
a) se observam as regras da gramática formal,
b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma.
A obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial procede do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias lingüísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos.
A linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações que a exijam.
1.3. Formalidade
As comunicações oficiais devem ser sempre formais. Não só ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento, mais do que isso, a formalidade diz respeito à polidez e à civilidade.
1.4. Padronização
A clareza de digitação, o uso de papéis uniformes e a correta diagramação do texto são indispensáveis à padronização.
1.5. Concisão
A concisão é uma qualidade do texto, principalmente o do oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. A concisão é, basicamente, economia lingüística. Isso não quer dizer economia de pensamento, isto é, não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi dito. Deve-se perceber a hierarquia de idéias que existe em todo texto de alguma complexidade: idéias fundamentais e idéias secundárias. Essas últimas podem esclarecer o sentido daquelas, detalhá-las, exemplificá-las; mas existem também idéias secundárias que não acrescentam informação alguma ao texto, nem têm maior relação com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas.
1.6. Clareza
A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Claro é aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. A clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial. Para ela concorrem:
a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto;
b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão;
c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;
d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam.
É pela correta observação dessas características que se redige com clareza. Contribuirá, ainda, a indispensável releitura de todo texto redigido. A ocorrência, em textos oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provém principalmente da falta da releitura que torna possível sua correção.
A revisão atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com que são elaboradas certas comunicações quase sempre compromete sua clareza. Não se deve proceder à redação de um texto que não seja seguida por sua revisão. “Não há assuntos urgentes, há assuntos atrasados”, diz a máxima. Evite-se, pois, o atraso, com sua indesejável repercussão no redigir.
1.7. Pronomes de Tratamento
Os pronomes de tratamento apresentam certas peculiaridades. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução e não com o pronome. “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; “Vossa Excelência conhece o assunto”.
Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa ... vosso...”).
O gênero gramatical dos adjetivos referidos deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. “Vossa Excelência está atarefado.”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeito.” “Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”.
O emprego dos pronomes de tratamento obedece à secular tradição. São de uso consagrado:
Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:
a) do Poder Executivo
Presidente da República
Vice-Presidente da República
Ministros de Estado
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal
Oficiais-Generais das Forças Armadas
Embaixadores
Secretários-Executivos de Ministérios
Secretários de Estado dos Governos Estaduais
Chefe da Casa Civil da Presidência da República
Chefe do Gabinete de Segurança Institucional
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República
Advogado-Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União
Prefeitos Municipais
b) do Poder Legislativo
Deputados Federais e Senadores
Ministros do Tribunal de Contas da União
Deputados Estaduais e Distritais
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais
Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais
c) do Poder Judiciário
Ministros dos Tribunais Superiores
Membros de Tribunais
Juízes
Auditores da Justiça Militar
O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:
À Sua Excelência o Senhor
Fulano de Tal
Ministro de Estado da Justiça
70064-900 – Brasília. DF
À Sua Excelência o Senhor
Senador Fulano de Tal
Senado Federal
70165-900 – Brasília. DF
À Sua Excelência o Senhor
Fulano de Tal
Juiz de Direito da 10a Vara Cível
Rua ABC, no 123
01010-000 – São Paulo. SP
Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD). A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.
Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é:
Senhor Fulano de Tal,
No envelope, deve constar do endereçamento:
Ao Senhor
Fulano de Tal
Rua ABC, no 123
12345-000 – Curitiba. PR
Fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
Doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem defendido tese de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Para quem não tem o título de doutor, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.

Vossa Magnificência, empregada por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnífico Reitor,
Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são:
Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre,
Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais.
Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos.
Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos.
Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.
1.8. Fechos para Comunicações
O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os quinze modelos que vinham sendo utilizados foram simplificados para somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente,

1.9. Identificação do Signatário
Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:
(espaço para assinatura)
NOME
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República
(espaço para assinatura)
NOME
Ministro de Estado da Justiça

Autor desconhecido. (www.redacaooficial.com.br)